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浅谈专利代理机构如何提升代理质量

发布时间:2019-08-14 18:26:13

浅谈专利代理机构如何提升代理质量

编者按:专利代理机构可持续发展的关键是提升代理服务质量,提升代理服务质量的关键是专利代理机构内部实行科学化、精细化、标准化管理。专利代理机构只有通过提升管理水平,拓展管理维度,以市场需求为导向,不断提升服务质量,才能为申请人提供最大的权益保障。具体来说,专利代理机构如何提高代理质量?本文作者认为,在组建优秀代理团队的基础上,提供严谨规范的代理服务,结合客户的需求提供定制化的服务,是提升代理质量有效途径。

专利是知识产权的重要内容。目前,知识产权行政机关、专利代理行业协会和创新主体对专利代理质量的要求都越来越高。对以专利代理为核心业务的专利代理机构而言,提升服务质量更是其生存发展的基础。专利代理机构如何提高代理质量?笔者认为:在组建优秀代理团队的基础上,提供严谨规范的代理服务,结合客户的需求提供定制化的服务,是提升代理质量有效途径。

专利代理机构的现状与问题

目前,我国专利代理机构在人才培养、市场竞争、服务质量等方面还存在以下问题。

其一,人才培养成本高且流动性大。专利代理人需要具备理工科的专业背景,同时兼具法律知识,文理兼修。但由于专利代理行业对专业素质要求较高,工作的强度较高,服务的周期漫长以及收入分配和社会地位等多方面因素的影响,很多专利代理人员工作一段时间后往往选择跳槽或者转行。

其二,部分专利代理机构采取低价和不正当竞争手段,影响正规代理机构的发展。专利代理机构的设立门槛不高,仅需要三名执业满两年的专利代理人即可成立专利代理机构。为了能够抢占市场,有一些专利代理服务机构通过低价竞争或不正当方式获得申请人和发明人的联系信息接洽业务,对正规的专利代理机构冲击力较大,不利于整个行业健康发展。

其三,专利申请文件撰写质量有待提高,后续流程管理有待完善。专利代理行业中大部分代理机构仍是规模小、业务单一的中小型专利代理机构,专业管理人才较为匮乏,内部管理和服务水平不能适应发展需要,管理能力较为薄弱和滞后。然而,专利代理不仅仅是申请文件撰写的过程,而是一个长期的代理服务过程,专利后续流程管理需要高度重视。

其四,业务范围有待拓展,承办高端知识产权服务的能力有待提升。由于承办高端知识产权服务对专业技术要求更高,综合能力更强,需要花费大量的培养成本和精力,目前我国大多数专利代理机构所承办的业务权局限于专利代理和流程管理等常规代理服务。

提升代理质量的措施与方法

针对以上问题,笔者提出以下建议:

提高人才引进门槛,以专业技能和服务质量作为调节收入水平的主要依据。专利代理从业人员必须具备专业的素质水平,高度的心,严谨的工作作风,良好的法律素养,还要能够自觉地遵守执业纪律和职业道德。专利代理机构在满足执业要求的前提下,更应该重点关注从业人员对行业发展的认可度,以专业技能和服务质量为切入点对代理人员进行考核,除了要求专利代理人熟悉理论知识和业务流程以外,还应该重点关注代理人员是否熟练掌握与客户沟通的技巧,具备帮助客户挖掘、布局专利等执业技能,以此作为其提高收入的主要依据。同时,专利代理机构应与高校和科研院所进行深入合作

,让其在人才培育方面提供必要的技术和专家支持。

以专业化的服务模式赢得口碑,争做品牌机构。为了更好地服务客户,专利代理机构应打破传统的被动接受申请人委托代理的观念,积极转变服务理念,不断创新服务模式,主动帮助客户进行专利挖掘和布局。例如:针对客户的重点项目,可以根据项目的学科背景组建相应的服务团队,从项目开题准备、项目研究、项目结题直至项目产业化都与技术人员保持紧密的交流沟通,从中确定核心专利和外围专利,形成强有力的专利保护。

在服务流程方面,专利代理机构对专利代理过程中的各环节应制定严格的时间节点控制。专利代理是一项需要具备工匠精神细细打磨的工作,不能贪图短期的利益而放弃行业的准则,只有用心做好每一项业务,真正以代理质量为生命线的代理机构,才能成为行业发展的标杆,促进社会创新发展。

制定规范化的代理制度,多环节提升服务质量。规范化管理是专利代理机构健康、顺利发展的根本保障。专利代理机构应根据实际情况和形势需要不断完善各项规章制度。

如建立质量管理部,通过多个环节把控服务质量,包括组织事务所内部业务学习、不定期参加外部培训、演讲比赛、撰写质量评比活动等。对不具备独立撰写能力的代理人员实行导师制,由导师对其撰写的专利申请文件逐一审稿,指导其学习与发明人沟通的技巧等,通过多种方式,培养综合型的专利代理人才。成立质检组,对专利代理全流程进行全面监控,定期抽检专利申请文件撰写质量以及审查意见的答复内容,并逐一形成质检报告,作为年终代理人工作质量的主要考核依据。设立流程管理部,按专利生命周期划分岗位明确分工,制定岗位操作规范。委托软件公司结合机构管理流程,量身定制电子化的监控管理软件,实现从案件初次接洽到案件维护全生命周期的监控和管理。设立部门差错基金,实现激励奖励和差错惩罚双重功效。在提升服务质量的前提下,结合实际情况逐年修订完善岗位操作手册,要求部门成员严格按手册执行,由部门负责人按工作情况进行绩效考核。

加强高端知识产权服务人才培养,采用合伙制度稳定核心团队成员。近年来,随着国家和省市知识产权战略实施和企业需求的不断提高,创新主体对专利分析、专利无效、专利诉讼、知识产权顾问、知识产权管理标准化示范创建辅导、省市知识产权战略项目实施辅导、高价值专利培育等知识产权相关业务的需求逐渐增强。专利代理机构应顺利市场需求进行业务延伸,根据客户的实际情况,量身定制服务内容,帮助客户提升专利保护水平,最大限度保障客户的权益。

为发挥全体员工的工作积极性和主动性,增强主人公意识,确保事务所持续、长久、稳健发展,2015年南京苏高专利商标事务所开始推行合伙人制度,对所有合伙人不要求进行任何形式的实际投资,退出时无权要求分配资产,只要符合要求即可享受事务所年度分红。该合伙制度的实施不仅仅是针对专利代理人,也涵盖了事务所管理人员。该举措极大增强了事务所核心团队的凝聚力,为事务所的长远发展增强了助力。

总之,专利代理机构可持续发展的关键是提升代理服务质量,提升代理服务质量的关键是专利代理机构内部实行科学化、精细化、标准化管理。专利代理机构只有通过提升管理水平,拓展管理维度,以市场需求为导向,不断提升服务质量,才能为申请人提供最大的权益保障。(作者:杨丽莉,南京苏高专利商标事务所)

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